転職活動でよく目にする「職務経歴書」。自信を持って作成・提出できますか？ 募集要項や求人票の「提出書類」の欄に書かれていて焦った経験がある方もいるかもしれません。いざ提出するとなると、書き方や提出の仕方、相手が受ける印象が気になってしまいますよね。

この記事では転職活動における職務経歴書の意味と、応募先の企業が求めている職務経歴書の情報、よい印象を与える提出方法について解説します。 転職と書類選考の関係や、書類選考をなんとしても通過したいと考えている方はこちらの記事もあわせてご覧ください。

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職務経歴書とは？履歴書との違いもチェック

職務経歴書とは、履歴書と並んで代表的な転職時の応募書類のひとつです。履歴書との違いや役割を確かめ、転職活動で職務経歴書がどのような意味を持つのか見てみましょう。

職務経歴書とは

職務経歴書は、応募者の仕事上の経験やスキル・アピール事項を記載するものです。採用担当者が履歴書とあわせて確認することで、書類選考の材料のひとつとなります。

職務経歴書は履歴書に比べ比較的自由な構成で作成できるものですが、一般的には次のような内容が盛り込まれます。

• これまで経験した仕事の内容
• 経験から得られた強み
• 身につけたスキル
• アピールポイント
• 転職を希望する理由

履歴書と一部重複する内容もあるように感じられるかもしれませんが、履歴書と職務経歴書は異なる役割を持っています。履歴書についても確認しましょう。

履歴書の役割

履歴書には一般的に以下のような内容が盛り込まれます。

• 学歴
• 職歴
• 資格・語学力
• 年収や希望する労働条件
• 趣味・特技

履歴書のフォーマットを自ら作成できるほか、JIS規格のものがコンビニ等で気軽に入手できたり、厚生労働省でも様式例を公開していたりします。

参考：新たな履歴書の様式例の作成について｜厚生労働省

履歴書にも自らの経歴やスキル、アピールポイントを記載できます。

しかし、書類選考で履歴書の提出が求められる主な目的は「プロフィールの確認」です。 「どのような人が応募してきているのかを確認する」という意味合いが大きいため、経歴や身分を簡潔に示すことが履歴書の役割だと言えます。

新卒採用やお仕事経験がない方が就職活動する場合は、履歴書のみが応募書類となることもあります。 その場合、履歴書のアピール欄に日常生活や学生生活での経験を記載し、職務経験以外の部分で強みを伝えられるようにしましょう。

職務経歴書の役割

履歴書に対し、職務経歴書では「お仕事経験に基づく強み」を伝え、「応募先企業で活躍できる」と採用担当者にアピールすることが役割です。 したがって、経歴やスキル・強みのアピールにおいても「その企業で求められている強みを自分は持っている」ということが伝わるように記載するのが職務経歴書です。

以下の点をうまく活用すれば、履歴書との相乗効果でアピールしやすくなるでしょう。

• 履歴書に書ききれない細かな役割や経験を記載する
• 経歴の中でも重点的に伝えたいところを補強して書く
• 資格や職歴だけでは想像が難しいキャリアにも触れて記載する

採用担当者が見る職務経歴書のポイント

職務経歴書は「お仕事経験に基づく強み」を伝える書類です。 採用担当者は職務経歴書を読み、応募者の経験や実績・パーソナリティを知り、自社で活躍できる人物かどうかを見極めています。

採用担当者がどのような視点で応募者の強みを確認しているのか見てみましょう。 特に重要なのは、以下の5点です。

• 応募者自身が強みを理解しているか
• 経験業務・業種のレベルと、アサイン予定の業務に必要な経験・スキルとが合致しているか
• 転職理由やキャリアストーリーに納得できるか
• 前向きに仕事に取り組み、職場の仲間ともうまくやっていけそうか
• 職務経歴書を通して自社の求める情報を伝え、強みをアピールできているか

職務経歴書は単なる学歴や職歴の事実確認のための書類ではなく、「応募先の企業が求める情報をきちんと書いているか」が非常に大切です。 応募先の企業が求める人物像を探り、自らがその人物像に当てはまることをアピールします。

ダラダラと長く書き連ねるのではなく、明快で端的なものが好まれます。 応募先の企業から発信されている情報も確認し、トーンや語調をあわせて書くのも良いでしょう。親世代・先輩世代の話を鵜呑みにする必要もありません。

時代の流れにあわせて、応募書類の種類や提出方法も多様化しています。指示があればそれに従って書くのが原則です。 ポートフォリオやプレゼンなどの補足情報があれば、提出できるように準備しておきましょう。

職務経歴書の書き方

それでは、実際に職務経歴書を書く方法をお伝えします。これから職務経歴書を書く方はぜひこの流れを参考に職務経歴書を作成してみてください。

事前準備：自己理解・企業研究

「職務経歴書を書こう！」と意気込んでも筆が進まない…という人も多いはず。いきなり書こうとするのではなく準備を行いましょう。 職務経歴書を書く前の準備として、以下の2つを行います。

• 自らのキャリアと強みを整理する
• 職務経歴書に書く項目を決める（フォーマットを用意する）

上記2つを行ううえで重要なのが「自分に対する理解」と「応募先の企業に対する理解」を深めることです。応募先の企業が求める内容が、職務経歴書に反映されていなければ意味がないからです。

Step. 1：キャリアと強みの整理

自身のキャリアと強みを整理するために、5W1Hの観点でキャリアを振り返りましょう。年表のように書き出してみることもおすすめです。

いつ・どの企業・どのポジションで、誰に対して、何を目的とする仕事で、何の役割・業務で、どのように成果をあげてきたのか、どのように困難を乗り越えてきたのか書き出してみます。 そのうえで次のステップに進みます。

Step. 2：書く項目の決定

応募先の企業について深掘りして調べ、自らが求める人物像に当てはまること、人材要件を満たしていることを伝えられるように項目を決めます。 企業のWebサイトや求人情報、説明会等でのヒアリング内容を参考に、「相手が何を求めているのか」を理解してから書き始めることが大切です。

たとえば、技術職の中途採用であれば、採用後担う予定の業務ができ、成果をあげられるだけのスキルや経験をアピールできる部分が必要です。場合によっては職務経歴書だけでなく、ポートフォリオを添付するなどの工夫もできるでしょう。

「既存の枠にとらわれない考えを持つ人物を求める」企業であれば、これまでのやり方から大きな変更を行った経験、自らの工夫が実ったストーリーなどを伝えます。

事前準備の段階で「本当にこの会社に合っているのかな」と不安を感じることもあるでしょう。その場合は、自分の強みを再確認してみることもおすすめです。

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職務経歴書を書く：例文や内容を参考に作成する

事前準備ができたら、実際に職務経歴書を書いていきます。代表的な項目と例文を参考に作成してみましょう。文量の目安は全体でA4用紙1～2枚です。

履歴書と重複する項目がある場合、職務経歴書では「私は応募先企業で活躍する人物である」とアピールする目的があることに立ち返り、記述を工夫すると良いでしょう。

職務要約・職務経歴：これまで経験した仕事の内容

数行でキャリアをまとめたのち、年表形式か箇条書きで職務経歴を記すことが一般的です。 転職回数が多い場合にも、「その経歴の中心」に絞って端的にまとめることを意識しましょう。

＜職務要約の例＞

＜職務経歴＞

年月	職歴	内容
20XX年◯月～◯月	A社　◯◯営業所 営業部 メンバー：10名 役割：スーパーマーケットへの提案営業	和風加工食品シリーズ「Aすいーつ」の営業、店舗での販売促進のための企画立案・実行
20XX年◯月～◯月	B社　本社クラウドアプリ事業部 営業チーム メンバー：8名 役割：バックオフィスの業務効率化アプリの営業	経理・総務・労務等の業務を効率化するアプリ「Bクイッククラウド」の法人営業
20XX年◯月～◯月	B社　本社クラウドアプリ事業部 営業チーム メンバー：8名 役割：バックオフィスの業務効率化アプリの営業チームにおける部下のマネジメント	チーム内の部下の育成・マネジメント、進捗管理や目標管理

活かせる経験・スキル：成長した経験や活かせるスキルを書く

経歴だけでは伝わりにくい、仕事を通じて経験したことを述べます。 このとき注意しなければならないのは「なんでも書けば良いというものではない」点です。経験したことのうち、応募先企業が求めるような人柄、スキル、仕事スタイルを感じられるエピソードを選んで書きましょう。

＜活かせる経験・スキルの例＞

アピールポイント：応募先企業で貢献できる理由を書く

これまでの仕事経験やパーソナリティの面から、自らが応募先企業で貢献できる・成果をあげられる人物であることを伝えます。 意気込みを伝えるだけでなく、先に述べた経験・スキルや自らの特性に触れながら「どのような点で」「なぜ」役に立てると考えるのかを述べましょう。

＜アピールポイントの例＞

転職理由：転職を希望する理由をポジティブに伝える

転職の理由・志望理由を記載する場合は、採用担当者が納得できるような一貫性やストーリー、理由を述べます。ネガティブなことを受けて転職する場合でも、ポジティブな言及に努めるようにしましょう。

＜転職理由の例＞

職務経歴書の提出方法やマナーを確認

職務経歴書の出力方法や提出方法も重要なポイントです。守るべきマナーを確認しましょう。

職務経歴書の手書きにこだわる必要はない

採用担当者は、ほとんどの場合PCやスマホで応募者とやりとりをしています。 かつては「手書きのほうが丁寧な印象を与える」と考える担当者もいましたが、時代とともに人事・採用業務に求められる範囲が増え、手続きや書類保管のルールも厳格化する傾向にあるのが現実です。

採用担当者の実務や効率を考えると、読みづらさや読み間違いが発生しやすい手書きよりもPCやスマホで作成されたものが好ましいとも考えられます。PCやスマホで作成された文書の場合、高精度なOCR読み込みができるメリットもあります。

「手書きの職務経歴書を提出する」というルールでなければ、書き直しや修正を行いやすいPC・スマホでの作成がおすすめです。

職務経歴書は紙で提出するべきか

原則として、応募先の企業から応募書類の提出方法を指示されたらそれに従います。「郵送してください」「持参してください」と言われた場合には、そのとおりに印刷して提出しましょう。

提出方法が書かれておらず、「履歴書と職務経歴書をお送りください」など、提出するものだけを指示された場合は、必ずしも紙で提出する必要がないこともあります。 可能な限り採用担当者とやりとりを行い、「応募書類はどのように提出すればよろしいでしょうか」「人事ご担当者さまに郵送してよろしいでしょうか」など、確認しておくと安心です。

そのうえで、紙で提出しなくても良いと言われたり、もともと「メールにてご提出ください」「専用サイトにてご提出ください」など、紙で出力する必要のない方法を指定されたりした場合は、別途郵送する必要はありません。

ただし、面接がオンサイト（会社などの実地）で行われる場合は、面接当日に2～3部手元資料として印刷し、クリアファイルに入れて持参すると安心です。自分自身の手元資料となるほかに、面接官へ手渡すこともできます。

メール提出・アプリ内提出・クラウドストレージ経由の提出の場合

メールや専用サイト・アプリ、クラウドストレージを用いた応募書類の提出も増えています。その場合の注意事項は以下のとおりです。 これを気にITリテラシーを高めるよう学び直すのも一案です。

• メールへのファイル添付は避ける
• データ形式はPDFにする 暗号化・パスワードを用いる
• 送信内容・ファイル名などを十分確認してから提出する

メールで応募書類を提出する場合、特に指定がなければ添付ファイルとして送ることは避けましょう。添付ファイルつきのメールが迷惑メールフォルダに振り分けられたり、応募先企業の規則で開封できなかったりすることがあるためです。

メールで送る場合はクラウドストレージを利用して、URLを共有する形で提出することがおすすめです。

ミイダスのようなサービスを用いると、あらかじめ自分自身のページに職務経歴書をアップロードできるため、提出の手間がありません。採用担当者の効率化にもつながるため、このようなサービスを用いて提出しておくのも喜ばれます。

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また、採用担当者がどのようなデバイスでも開封できるように、指定がなければPDFファイルとして提出することが賢明です。文字化けを起こしたり、OSや機種に依存して開けなかったりすることのないファイル形式を選択しましょう。

応募書類は、きわめてプライバシーレベルの高い情報です。自分自身の身を守るためにも、暗号化したり、パスワードを用いたりするのが大切です。 提出前には間違いのないように内容を再確認し、わかりやすいファイル名にして提出しましょう。

手渡しのマナーに注意

面接当日に持参する場合など、印刷されたものを手渡しで提出することもあります。その場合のマナーのうち、重要なのは以下の3つです。

• クリアファイルに入れておく
• 封筒から出して渡す
• 相手の読む向きにして渡す

持ち運ぶ間に紙がよれてしまわないよう、出す直前までクリアファイルに入れておきましょう。 渡す際には封筒から出し、名刺同様に相手が読む方向にして手渡します。

面接室に入ってから直接面接官に渡す場合は、目の前でクリアファイルから出して手渡すのも良いでしょう。 ビジネスマナーの確認の意味も込めて手渡しを求めているケースもまれにありますが、完璧なマナーにこだわるよりも、あくまで「相手に読んでもらいたい」という思いを添えて丁寧に振る舞うことが大切です。

職務経歴書では、相手の知りたいことを伝えることが重要

応募先の企業が求める情報を、職務経歴書で述べることの重要性についてお伝えしました。 経験や実績、人柄などを通じ、あなたが応募先企業の求める人物であることを表現します。

応募書類の送付方法や配慮の仕方からも、人柄やビジネススキルが伝わるでしょう。

しかし、応募書類だけでは、活躍し、フィットする人物であることを余すことなく伝えるのは事実上困難な面もあります。ミイダスにはコンピテンシー診断を活用して、企業とのマッチング度合いを見える化し、確かめられる機能があります。

自分自身がどのような特性を持っているのかが採用担当者に伝えやすく、応募する段階で企業とどのようなところがどの程度マッチしているのかわかっていると、よりアピールもしやすくなります。 ミイダスに無料登録すればだれでも、自分の特性がわかるコンピテンシー診断を利用できますので、ぜひ受けてみてください。

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