転職活動で提出を求められやすい職務経歴書。採用担当者は職務経歴書から応募者の経験やスキルを把握しているため、重要な書類です。 しかし、いざ作成しようと思っても書き方がわからなかったり、「アピールできるような経験がない」と感じたりする方も少なくありません。

この記事では、職務経歴書の基本的な構成や例文、書類選考の通過率を高めるコツ、提出時のマナーなどを解説します。自信を持って提出できる職務経歴書を作成するために、ぜひ記事の内容を参考にしてください。

そもそも職務経歴書とは？

職務経歴書とは、これまでの業務経験や実績、スキルなどを具体的に記載した書類のことです。採用担当者は、職務経歴書から応募者のこれまでのキャリアを把握し、自社でどのように活かせるかを判断します。

一般的にA4用紙1〜2枚ほどの内容でまとめることが多いです。 職務経歴書ではこれまでのキャリアをわかりやすく、魅力的に伝えることが求められます。書類選考だけでなく面接時にも使用される、重要度の高い書類です。

履歴書との違い

職務経歴書と履歴書の違いは、目的と記載内容です。履歴書は、氏名や学歴、職歴、資格といった基本的なプロフィールを簡潔にまとめたもので、自己紹介を目的としています。

一方で職務経歴書は、履歴書には書ききれない具体的な業務内容や実績、貢献度などを詳細に記載するため、自分をプレゼンテーションする資料といえるでしょう。

履歴書で候補者の基本的な情報を把握し、職務経歴書で専門性や実務能力を理解するという使い分けがされています。そのため、転職時には両方の書類を提出するのが一般的です。

職務経歴書の構成と書き方の例文

職務経歴書は、採用担当者がすぐに内容を理解できるよう、構成を工夫することが大切です。一般的に用いられる職務経歴書の構成は、以下のとおりです。

1. タイトル・日付・名前
2. 職務要約
3. 職務内容
4. 活かせる経験・知識・スキル
5. 資格
6. 自己PR

ここでは、具体的な書き方や例文を紹介します。

1. タイトル・日付・名前

書類の冒頭には「職務経歴書」と大きく記載し、その下に提出日と氏名を明記します。日付は、郵送の場合は投函日、メールの場合は送信日、持参する場合は面接日を記入するのが一般的です。

和暦・西暦はどちらでも構いませんが、履歴書など他の応募書類と統一することを意識しましょう。名前は姓と名の間に空白を入れて、右詰めで記載します。

【例文】

職務経歴書

2025年〇月〇日現在

氏名：〇〇 〇〇

2. 職務要約

職務要約は、採用担当者が最初に目を通す部分です。理解しやすいように、これまでのキャリアを200文字程度で簡潔にまとめることが大切です。

職務要約では、募集職種にマッチするような実績や経験を書くことで、採用担当者の目につきやすくなります。職務要約の部分で興味を引くことができれば、その後の詳細な内容もじっくり読んでもらえる可能性が高まるでしょう。

【例文】

3. 職務内容

職務内容は、これまでのキャリアや実績を詳しく伝える重要な部分です。主に以下の項目について記載します。

• 在籍期間
• 企業名
• 会社概要
• 事情内容
• 担当業務
• 実績

転職を複数回した人は、在籍した企業ごとに分けて記載しましょう。採用担当者があなたのキャリアについて瞬時に把握できるよう、わかりやすくまとめるのがポイントです。

【例文】

2023年〇月〜現在	株式会社△△ 事業内容：ITソリューション／資本金：〇億円／従業員数：〇〇名
	【所属部署・役職】営業部 営業事務 【業務内容】 ・受発注管理（専用システム使用） ・請求書、納品書、見積書の作成および発送業務 ・電話、メールによる顧客対応、取り次ぎ ・営業資料の作成補助（PowerPoint使用） ・売上データ集計および月次報告書の作成（Excel使用） 【担当クライアント数】 ・〇社 【実績】 ・Excelマクロを導入し、月次報告書の作成フローを自動化。月間約10時間の作業時間削減に成功しました。

4. 活かせる経験・知識・スキル

職務内容で書ききれなかった専門的なスキルや知識を、具体的にアピールする部分です。業界知識やPCスキル、語学スキルなど、業務に活かせる強みを箇条書きで記載しましょう。

「書くことがない…」という方は、ヒューマンスキルを記載するのも1つの方法です。ヒューマンスキルには、協調性や柔軟性、責任感などが挙げられます。 応募企業の求人内容と照らし合わせ、貢献できるスキルを優先的に記載しましょう。

【例文】

5. 資格・免許

取得した資格や免許について、取得年月と等級をセットにして記載しましょう。応募する職種に活かせる資格や、評価されやすい国家資格などを優先して書くのがおすすめです。

運転免許証も公的な免許なので記載可能です。もし、現在勉強中の資格があれば、その旨を記載することで学習意欲の高さをアピールできます。

【例文】

普通自動車第一種運転免許 取得	2025年〇月
秘書検定2級 取得	2025年〇月
マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS	2023年〇月
日商簿記検定2級　取得	2022年〇月

6. 自己PR

自己PRは職務経験を通じて得た強みやスキルを、応募企業でどのように活かせるかをアピールする項目です。職務要約で示した実績や経験をもとに、具体的なエピソードを交えて記述することで、内容に説得力を持たせられます。

企業の求める人物像を理解したうえで、「〇〇という強みを活かして、貴社の△△という分野で貢献したい」というように、自身の強みと企業のニーズを結びつけて述べることが重要です。

【例文】

職務経歴書のフォーマットは3種類ある

職務経歴書には決まった形式はありませんが、一般的に「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」の3つのフォーマットが使われます。それぞれの特徴を理解し、自身の経歴やアピールしたい内容に合わせて最適なフォーマットを選びましょう。

1. 編年体形式

「編年体形式」は、過去から現在へと、時系列に沿って職歴を記載するフォーマットです。キャリアの一貫性をアピールしたいときや、ステップアップの過程をわかりやすく伝えたいときにおすすめです。

ただ、アピールしたい直近のキャリアを最後に記載するため、経歴が長い場合は強みが伝わりにくくなる可能性もあります。

2. 逆編年体形式

「逆編年体形式」は、現在から過去へと、時系列を遡って職歴を記載するフォーマットです。 直近の業務内容や実績を最初にアピールできるため、即戦力であることを強調したい場合に有効です。

最も一般的な形式なので、迷ったときはこのフォーマットを選びましょう。

3. キャリア形式

「キャリア形式」は、時系列ではなく、経験した職務内容や分野ごとに経歴をまとめて、記載するフォーマットです。 特定の専門スキルや知識をアピールできる専門職の方や、転職回数が多く時系列では強みが伝わりにくい方、ブランク期間がある方などにおすすめ。

記載する順番に指定はないため、特にアピールしたい経歴から順に書いても良いでしょう。

書類選考の通過率を高める職務経歴書を作る3つのコツ

魅力的な職務経歴書を作るには、ただ経歴を羅列するだけでは不十分です。採用担当者の視点に立ち、「この人に会ってみたい」と思わせる工夫が必要といえます。

ここでは、書類選考の通過率を高めるための3つのコツを紹介します。

1. 要点をわかりやすくまとめる
2. 応募企業のニーズに合わせる
3. 志望動機の裏付けになる内容を記載する

1. 要点をわかりやすくまとめる

採用担当者は、毎日多くの職務経歴書に目を通しています。そのため、長文でわかりにくい書類は最後まで読んでもらえない可能性が高いでしょう。伝えたい要点を、簡潔かつわかりやすくまとめることが重要です。

箇条書きや見出しを活用し、視覚的に読みやすいレイアウトを心がけましょう。また、A4用紙1〜2枚程度に収まるように、ボリューム感を調整することも大切です。

2. 応募企業のニーズに合わせる

さまざまな企業に応募すると、職務経歴書を使い回したくなる人もいるでしょう。しかし、職務経歴書は応募する企業に合わせて作成することが望ましいです。

企業のニーズに合う経験やスキルを重点的にアピールすることで、採用担当者に「自社のことをよく理解している」というプラスの印象を与えられます。企業のWebサイトや求人情報から、求めている人物像やスキル・経験などを把握してみましょう。

3. 志望動機の裏付けになる内容を記載する

職務経歴書に記載する内容は、履歴書に書く志望動機と一貫性があり、その裏付けとなっていることが大切です。たとえば、「貴社の〇〇という事業に貢献したい」という志望動機であれば、その事業に関連する職務経験や実績、スキルを具体的に示す必要があります。

これまでの経験で得たスキルや実績が、志望動機にどう結びつくのかを明確に示すことで、あなたの志望理由に説得力が生まれ、入社意欲の高さをアピールできるでしょう。

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必ず確認！職務経歴書を提出する前のチェックリスト

職務経歴書が完成したら、提出前に必ず最終チェックを行いましょう。ちょっとしたミスが、あなたの評価を下げてしまう可能性があるからです。

以下のチェックリストをもとに、職務経歴書に問題がないか確認してみてください。

• 誤字脱字、変換ミスはないか？
• 見出しや箇条書きを活用してわかりやすくなっているか？
• 日付は提出日（送信日・投函日・持参日）になっているか？
• 応募企業名や部署名は正式名称で、間違いなく記載されているか？
• 学歴や職歴、資格の取得年月日などに間違いはないか？
• 和暦と西暦が混在していないか？
• 文章は長すぎないか？（1項目につき最大4行が目安）
• 「です・ます」調と「だ・である調」が混在していないか？
• フォントや文字サイズは統一されているか？
• レイアウトは崩れていないか？（特にPDFに変換した際に確認）
• 全体のボリュームはA4用紙1〜2枚程度に収まっているか？
• 連絡先（電話番号、メールアドレス）に間違いはないか？

【方法別】職務経歴書の提出マナー

職務経歴書の提出方法は、企業によって異なります。ここでは、以下の提出方法に応じたマナーを解説します。

• メール
• 郵送
• 面接時に持参

メール

メールで提出する場合は、まず件名に「〇〇職応募の件／応募書類添付／氏名」のように、用件と誰からのメールかがひと目でわかるようにしましょう。職務経歴書はレイアウト崩れを防ぐために、PDF形式に変換して添付するのが大切です。

ファイル名は「職務経歴書_氏名_20250101.pdf」のように、内容と日付、名前がわかるように設定し、個人情報の漏洩を防ぐために書類データにパスワードを設定します。 書類を送付するメールとは別で、パスワードを記載したメールを送りましょう。

送信前に、添付ファイルが正しいか、宛先に間違いがないかを必ず再確認してください。

郵送

郵送で提出する場合は、書類が折れ曲がらないように、A4サイズの書類が入る「角形2号」「角形A4号」の封筒を選びます。色は、白色・水色・茶色のいずれかを選択しましょう。

また、郵送する際は送付状も一緒に送ります。履歴書やその他の書類と一緒に送る場合、表から開けたときに、送付状・履歴書・職務経歴書・その他の書類の順番になるように重ねて、クリアファイルに入れてから封筒に入れてください。

面接時に持参

面接時に持参する場合は、郵送時と同様に書類をクリアファイルに入れて、「角形2号」「角形A4号」の封筒に入れておきます。面接で取り出せるよう、封は開けたままにしておきましょう。

書類を渡すタイミングは、面接官から提出を求められたときです。その際は、封筒からクリアファイルごと取り出し、相手から見て正しい向きにして両手で手渡します。

「こちらが職務経歴書でございます。よろしくお願いいたします」とひと言添えると、丁寧な印象を与えられます。

職務経歴書に関するよくある質問

ここでは、職務経歴書に関するよくある質問の回答を紹介します。

• 職務経歴書は手書きで書くべき？
• 職務経歴書に書けることがない…どうすればいい？
• 転職が多いと職務経歴書で不利になる？

職務経歴書は手書きで書くべき？

企業からの指定がない限り、パソコンで作成するのが良いでしょう。手書きだと1文字間違えるだけで最初から書き直しになるため、時間がかかりやすいためです。

その点、パソコンなら簡単に修正することが可能。また、採用担当者にとっても、フォントや文字サイズが統一されたパソコンのほうが読むときにストレスになりづらいです。

職務経歴書に書けることがない…どうすればいい？

社会人経験が浅い方やアルバイト経験しかない方は、「書けることがない」と悩むかもしれません。しかし、限られた経験をアピールにつなげることは可能です。

たとえばアルバイト経験を記載する場合、ただ業務内容を羅列するのではなく、「新人スタッフの教育係として、〇人の指導を担当した」のように、工夫した点や実績を具体的に書くことで魅力的にアピールできます。

また、仕事に対する姿勢や意欲、学習意欲などを自己PRの欄で具体的に述べることで、ポテンシャルを評価してもらえる可能性もあるでしょう。

【関連記事：転職の書類選考で落ちる理由9つ｜通過率を上げる7つのコツも解説】

転職が多いと職務経歴書で不利になる？

「転職回数が多いと職務経歴書で不利になるのではないか」と不安な人もいるでしょう。転職回数が多い場合でも、書き方と伝え方を工夫することで印象アップにつなげられます。

具体的には、職務経歴書を「キャリア形式」の書き方で記載することで、強みやスキルをアピールしやすくなります。また、職務経歴書にあらかじめ「転職理由」の欄を設けて、ポジティブな内容を記載することで、採用担当者に転職回数が多いことを納得してもらいやすくなるでしょう。

【関連記事：転職回数が多いとどうなる？面接の解答例や履歴書の書き方、転職を叶えるコツも解説】

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