転職活動で提出を求められやすい職務経歴書。採用担当者は職務経歴書から応募者の経験やスキルを把握しているため、重要な書類です。 しかし、いざ作成しようと思っても書き方がわからなかったり、「アピールできるような経験がない」と感じたりする方も少なくありません。
この記事では、職務経歴書の基本的な構成や例文、書類選考の通過率を高めるコツ、提出時のマナーなどを解説します。自信を持って提出できる職務経歴書を作成するために、ぜひ記事の内容を参考にしてください。
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職務経歴書テンプレートのダウンロード＜厚生労働省（ハローワーク）作成＞
厚生労働省が運営する全国のハローワークのなかには、Webサイト上で職務経歴書テンプレートを提供しているところがあります。たとえば、ハローワーク坂出[注1]やハローワーク福岡南[注2]のWebページではそれぞれオリジナルの職務経歴書テンプレートをダウンロードできます。
本記事では、ハローワーク坂出が提供しているテンプレートのダウンロードリンクをご紹介します。職歴が多い人と少ない人向けに、様式が少し異なるため、2パターンのテンプレートのリンクがあります。
■職務経歴書テンプレートダウンロードリンク
クリックでダウンロードが始まります。
[注1][注3][注4]出典：履歴書・職務経歴書らくらく作成サービスのご案内｜ハローワーク坂出
[注2]出典：応募書類ダウンロード｜福岡南所｜福岡労働局ホームページ
そもそも職務経歴書とは？
職務経歴書とは、これまでの業務経験や実績、スキルなどを具体的に記入した書類です。採用担当者は、職務経歴書から応募者のこれまでのキャリアを把握し、自社でどのように活かせるかを判断します。
一般的にはA4用紙1〜2枚ほどの内容にまとめます。職務経歴書ではこれまでのキャリアをわかりやすく、魅力的に伝えなくてはいけません。書類選考だけでなく面接時にも使用される、重要度の高い書類です。
履歴書との違い
職務経歴書と履歴書の違いは、目的と記入内容です。企業によっては履歴書のみの提出の場合もありますが、多くの企業が履歴書と職務経歴書の両方の提出を求めます。
履歴書と職務経歴書の違いを、以下の表にまとめました。
＜職務経歴書と履歴書の違い＞
| 履歴書 | 職務経歴書 | |
| 目的（役割） | 応募者の基本情報を把握するための書類 | 応募者のこれまでの業務経験やスキルについて把握するための書類（履歴書で記載しきれない実務能力や経験を把握するための書類） |
| 記入内容 | 基本情報（氏名や連絡先）、学歴、職歴の概要、資格や特技、志望動機、自己PR など | 職務経歴の詳細、担当した業務の内容、具体的な実績や成果、保有する資格についての補足 など |
| フォーマット | フォーマットがある場合が多い（JIS規格、厚労省規格が多い） | 自由形式が多い |
職務経歴書は、履歴書には書ききれない具体的な実務能力や経験、貢献度などを詳細に記入するため、自分をプレゼンテーションする資料といえるでしょう。履歴書はおおまかな内容は変わりませんが、職務経歴書は提出先の企業に合わせた内容にアレンジする必要があります。
履歴書で候補者の基本的な情報を把握し、職務経歴書で専門性や実務能力を理解するという使い分けがされています。
採用担当者は職務経歴書のどこを見る？
採用担当者が職務経歴書を見るときのポイントは、以下の2つが考えられます。
- これまでに、募集職種の業務を担当したことがあるか
- 入社後に活かせる経歴があるか
過去の職歴に、応募先の企業で活かせるような経験があるかどうかは、採用担当者がまずチェックするポイントです。職歴に書かれている内容が、募集している職でも活かせるのであれば、書類選考に通る可能性が高くなるでしょう。
そのほかにも、トラブルや緊急時の対処、部下の育成実績など、自社でも再現性のある経験があるかといったコンピテンシーの確認も重要です。再現性が高いほど転職先でも活躍できると考えられるので、そのような内容が書いてあると、面接へ進む可能性がより高くなるでしょう。
また、自己PR文では、応募先の企業が求めている能力や強みなどが盛り込まれていると、アピールになるでしょう。面接では職務経歴書に書かれている内容をもとに質問するケースも多いため、応募者は面接対策もふまえて職務経歴書の内容を工夫する必要があります。
職務経歴書の書き方見本（サンプル）
職務経歴書のフォーマットは自由ですが、A4サイズの用紙で2枚以内に抑えるのが一般的です。
以下は、職務経歴書のサンプルになります。
＜職務経歴書見本（サンプル）＞
項目別の職務経歴書の書き方と例文
職務経歴書は、採用担当者がすぐに内容を理解できるように書く必要があります。一般的に用いられる職務経歴書の構成は、以下のとおりです。
（2）職務要約
（3）職務内容
（4）活かせる経験・知識・スキル
（5）資格
（6）自己PR
ここでは、具体的な書き方や例文を紹介します。
（1）タイトル・日付・名前
書類の冒頭には「職務経歴書」と大きく記入し、その下に提出日と氏名を明記します。日付は、郵送の場合は投函日、メールの場合は送信日、持参する場合は面接日を記入するのが一般的です。
和暦・西暦はどちらでも構いませんが、履歴書など他の応募書類と統一するようにしましょう。名前は姓と名の間に空白を入れて、右詰めで記入します。
（2）職務要約
職務要約は、採用担当者が最初に目を通す部分です。理解しやすいように、これまでのキャリアを200文字程度で簡潔にまとめましょう。守秘義務に抵触する内容は避けるように注意してください。
募集職種にマッチするような実績や経験を書けば、採用担当者の目につきやすくなります。職務要約の部分で興味を引くことができれば、その後の詳細な内容もじっくり読んでもらえる可能性が高まるでしょう。
ここでは、4つの職種の例文を紹介します。
営業職の記入例
営業職では、具体的な実績や、普段意識している仕事への取り組み方について言及すると良いでしょう。
＜例文＞
事務職の記入例
事務職の場合は、普段業務で使っているツールや、作業のスピード・正確性などにふれられるとアピールにつながります。
＜例文＞
販売職の記入例
販売職は、具体的な業務内容とともに、売り上げ目標達成率などの実績に言及するのが良いでしょう。また、顧客対応力についてアピールできると、採用担当者に好印象を持ってもらえるかもしれません。
＜例文＞
エンジニアの記入例
エンジニアは専門性の高い職種なため、これまで担当した分野を中心にまとめて、強みをアピールしましょう。
＜例文＞
（3）職務内容
職務内容は、これまでのキャリアや実績を詳しく伝える重要な部分です。主に以下の項目について記入します。
- 在籍期間
- 企業名
- 会社概要
- 事情内容
- 担当業務
- 実績
転職を複数回した人は、在籍した企業ごとに分けて記入しましょう。採用担当者があなたのキャリアについて瞬時に把握できるよう、わかりやすくまとめるのがポイントです。こちらに関しても、守秘義務に抵触する内容は避けてください。
もし、社内外での受賞歴などがあれば実績の欄に書いておきましょう。
（4）活かせる経験・知識・スキル
職務内容で書ききれなかった専門的なスキルや知識を、具体的にアピールする部分です。業界知識やPCスキル、語学スキルなど、業務に活かせる強みを箇条書きで記入しましょう。
「書くことがない……」という方は、ヒューマンスキルを記入するのも1つの方法です。ヒューマンスキルには、協調性や柔軟性、責任感などが挙げられます。 応募企業の求人内容と照らし合わせ、貢献できるスキルを優先的に記入しましょう。
（5）資格・免許
取得した資格や免許について、取得年月と等級をセットにして記入しましょう。応募する職種に活かせる資格や、評価されやすい国家資格などを優先して書くのがおすすめです。
運転免許証も公的な免許なので記入可能です。もし、現在勉強中の資格があれば、その旨を記入することで学習意欲の高さをアピールできます。
＜例文＞
秘書検定2級 取得 2025年○月
マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS） 2023年○月
日商簿記検定2級 取得 2022年○月
（6）自己PR
自己PRは職務経験を通じて得た強みやスキルを、応募企業でどのように活かせるかをアピールする項目です。ここに志望動機をセットにするパターンもあります。職務要約で示した実績や経験をもとに、具体的なエピソードを交えて記述すると、内容に説得力を持たせられます。
企業の求める人物像を理解したうえで、「○○という強みを活かして、貴社の△△という分野で貢献したい」というように、自身の強みと企業のニーズを結びつけて述べることが重要です。どのようにして経験を身につけてきたか、学びに対する意欲などを書いてもいいでしょう。
＜例文＞
私の強みは、課題を発見し、主体的に業務改善を推進する力です。前職の営業事務では、月次の報告書作成に多くの時間がかかっている点が課題でした。そこで、Excelマクロの活用を提案・導入し、従来の方法では2日かかっていた作業を半日に短縮することに成功しました。
この経験から、現状を分析し、より効率的な方法を模索・実行するスキルが身につきました。貴社においても、常に改善意識を持って業務に取り組み、正確かつ迅速な事務処理で事業の成長に貢献していきたいと考えております。
職務経歴書のフォーマットは3種類
職務経歴書には決まった形式はありませんが、一般的に「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」の3つのフォーマットが使われます。それぞれの特徴を理解し、自身の経歴やアピールしたい内容に合わせて最適なフォーマットを選びましょう。
編年体形式
「編年体形式」は、過去から現在へと、時系列に沿って職歴を記入するフォーマットです。キャリアの一貫性をアピールしたいときや、ステップアップの過程をわかりやすく伝えたいときにおすすめです。
ただ、アピールしたい直近のキャリアを最後に記入するため、経歴が長い場合は強みが伝わりにくくなる可能性もあります。
逆編年体形式
「逆編年体形式」は、現在から過去へと、時系列を遡って職歴を記入するフォーマットです。 直近の業務内容や実績を最初にアピールできるため、即戦力であることを強調したい場合に有効です。
キャリア形式
「キャリア形式」は、時系列ではなく、経験した職務内容や分野ごとに経歴をまとめて、記入するフォーマットです。 特定の専門スキルや知識をアピールできる専門職の方や、転職回数が多く時系列では強みが伝わりにくい方、ブランク期間がある方などにおすすめです。
記入する順番に指定はないため、特にアピールしたい経歴から順に書いても良いでしょう。
キャリア形式の場合は時系列がわかりにくくなるので、別に簡易的な編年体・逆編年体の職務年表を添付しておくのがおすすめです。
書類選考の通過率を高める職務経歴書を作る4つのコツ
魅力的な職務経歴書を作るには、ただ経歴を羅列するだけでは不十分です。採用担当者の視点に立ち、「この人に会ってみたい」と思わせる工夫が必要といえます。
ここでは、書類選考の通過率を高めるための4つのコツを紹介します。
（2）応募企業のニーズに合わせる
（3）志望動機の裏付けになる内容を記入する
（4）成果に関わる実績を具体的な数値で記入する
（1）要点をわかりやすくまとめる
採用担当者は、毎日多くの職務経歴書に目を通しています。そのため、長文でわかりにくい書類は最後まで読んでもらえない可能性が高いのです。伝えたい要点を、簡潔かつわかりやすくまとめましょう。
箇条書きや見出しを活用し、視覚的に読みやすいレイアウトを心がけましょう。また、A4用紙1〜2枚程度に収まるように、ボリューム感を調整することも大切です。
（2）応募企業のニーズに合わせる
さまざまな企業に応募すると、職務経歴書を使い回したくなる人もいるでしょう。しかし、職務経歴書は応募する企業に合わせて作成するのが望ましいです。
企業のニーズに合う経験やスキルを重点的にアピールすれば、採用担当者に「自社のことをよく理解している」というプラスの印象を与えられます。企業のWebサイトや求人情報から、求めている人物像やスキル・経験などを把握してみましょう。
ただし、毎回ゼロベースで職務経歴書を作成するのは大変なので、マスターデータのような職務経歴書を一枚作っておき、提出先の企業に合わせてアレンジするという方法もあります。
（3）志望動機の裏付けになる内容を記入する
職務経歴書に記入する内容は、履歴書に書く志望動機と一貫性があり、その裏付けとなっていなくてはいけません。たとえば、「貴社の○○という事業に貢献したい」という志望動機であれば、その事業に関連する職務経験や実績、スキルを具体的に示す必要があります。
これまでの経験で得たスキルや実績が、志望動機にどう結びつくのかを明確に示すことで、あなたの志望理由に説得力が生まれ、入社意欲の高さをアピールできるでしょう。
（4）成果に関わる実績を具体的な数値で記入する
実績やスキルについて記入するときは、具体的な数値を使うと、アピールとして伝わりやすいです。数値は客観性と説得力が増し、採用担当者が入社後の活躍をイメージしやすくなります。
「業務効率が○○％向上」「売り上げに○％貢献」など、過去の実績で評価された分野や案件があるのであれば、数値を積極的に使いましょう。
また、「前年比130％」「目標達成率120％」など、過去の実績や目標と比較して数値を用いると説得力が増し、より効果的にアピールできます。
関連記事：転職理由と志望動機の違いとは？一貫性を持たせる方法や例文を紹介！
関連記事：異業種転職の志望動機を考えるには？例文や評価ポイントを解説
必ず確認！職務経歴書を提出する前のチェックリスト
職務経歴書が完成したら、提出前に必ず最終チェックを行ないましょう。ちょっとしたミスが、あなたの評価を下げてしまう可能性があるからです。
以下のチェックリストをもとに、職務経歴書に問題がないか確認してみてください。
- 誤字脱字、変換ミスはないか？
- 見出しや箇条書きを活用してわかりやすくなっているか？
- 日付は提出日（送信日・投函日・持参日）になっているか？
- 応募企業名や部署名は正式名称で、間違いなく記入されているか？
- 学歴や職歴、資格の取得年月日などに間違いはないか？
- 和暦と西暦が混在していないか？
- 文章は長すぎないか？（1項目につき最大4行が目安）
- 「です・ます」調と「だ・である調」が混在していないか？
- フォントや文字サイズは統一されているか？
- レイアウトは崩れていないか？（特にPDFに変換した際に確認）
- 全体のボリュームはA4用紙1〜2枚程度に収まっているか？
- 連絡先（電話番号、メールアドレス）に間違いはないか？
【方法別】職務経歴書の提出マナー
職務経歴書の提出方法は、企業によって異なります。以下の提出方法に応じたマナーを解説します。
- メール
- 郵送
- 面接時に持参
メール
メールで提出する場合は、まず件名に「○○職応募の件／応募書類添付／氏名」のように、用件と誰からのメールかがひと目でわかるようにしましょう。職務経歴書はレイアウト崩れを防ぐために、PDF形式に変換して添付するのが大切です。
ファイル名は「職務経歴書_氏名_20250101.pdf」のように、内容と日付、名前がわかるように設定し、個人情報の漏洩を防ぐために書類データにパスワードを設定します。 書類を送付するメールとは別で、パスワードを記入したメールを送りましょう。
送信前に、添付ファイルが正しいか、宛先に間違いがないかを必ず再確認してください。
郵送
郵送で提出する場合は、書類が折れ曲がらないように、A4サイズの書類が入る「角形2号」「角形A4号」の封筒を選びます。色は、白色・水色・茶色のいずれかを選択しましょう。
また、郵送する際は送付状も一緒に送ります。履歴書やその他の書類と一緒に送る場合、表から開けたときに、送付状・履歴書・職務経歴書・その他の書類の順番になるように重ねて、クリアファイルに入れてから封筒に入れてください。
面接時に持参
面接時に持参する場合は、郵送時と同様に書類をクリアファイルに入れて、「角形2号」「角形A4号」の封筒に入れておきます。面接で取り出せるよう、封は開けたままにしておきましょう。
書類を渡すタイミングは、面接官から提出を求められたときです。その際は、封筒からクリアファイルごと取り出し、相手から見て正しい向きにして両手で手渡します。
「こちらが職務経歴書でございます。よろしくお願いいたします」とひと言添えると、丁寧な印象を与えられます。
転職が多いと職務経歴書で不利になる？
「転職回数が多いと職務経歴書で不利になるのではないか」と不安な人もいるでしょう。転職回数が多い場合でも、書き方と伝え方を工夫することで印象アップにつなげられます。
具体的には、職務経歴書を「キャリア形式」の書き方で記入すると、強みやスキルをアピールしやすくなります。また、職務経歴書にあらかじめ「転職理由」の欄を設けて、ポジティブな内容を記入すれば、採用担当者に転職回数の多さを納得してもらいやすくなるでしょう。
関連記事：転職の書類選考で落ちる理由9つ｜通過率を上げる7つのコツも解説
関連記事：転職回数が多いとどうなる？面接の解答例や履歴書の書き方、転職を叶えるコツも解説
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職務経歴書の書き方に関するよくある質問
職務経歴書は手書きで書くべき？
企業からの指定がない限り、パソコンで作成するのが良いでしょう。手書きだと1文字間違えるだけで最初から書き直しになるため、時間がかかりやすいためです。
その点、パソコンなら簡単に修正できます。また、採用担当者にとっても、フォントや文字サイズが統一されたパソコンのほうが読むときにストレスになりづらいです。
職務経歴書に書けることがない……どうすればいい？
社会人経験が浅い方やアルバイト経験しかない方は、「書ける経歴がない」と悩むかもしれません。そういった場合は、限られた経験をアピールにつなげましょう。
たとえばアルバイト経験を記入する場合、ただ業務内容を羅列するのではなく、「新人スタッフの教育係として、○人の指導を担当した」のように、工夫した点や実績を具体的に書けば魅力的にアピールできます。
また、仕事に対する姿勢や意欲、学習意欲などを自己PRの欄で具体的に述べることで、ポテンシャルを評価してもらえる可能性もあるでしょう。
どうしても書くことがない場合は、学習経験を書いてみましょう。どんな目的でどのような学習をしているのかを書くことで、提出先の企業での業務に活かせるイメージを採用担当者に持ってもらえるかもしれません。
※本記事は掲載時点の情報であり、最新のサービス内容と異なる場合があります。最新の情報は、必ずサービスサイトでご確認ください。
村井社会保険労務士事務所 代表／社会保険労務士・キャリアコンサルタント・経営学修士（MBA）
総合士業事務所で経験を積み、愛知県豊橋市にて2014年に独立開業。LGBTQ＋アライ。行政協力業務を経験し、あいち産業振興機構外部専門家を務めた。地方中小企業における企業理念を人事育成に落とし込んだ人事評価制度の構築・組織設計が強み。著作に『職場問題グレーゾーンのトリセツ』『職場問題ハラスメントのトリセツ』、漫画『御社のモメゴト』の原作など。