「事務職への志望動機の書き方がわからない」「事務職でアピールできるスキルには何がある？」このように悩んでいる人もいるのではないでしょうか。事務職への転職を成功させるには、採用担当者の心に響く志望動機を作成することが大切です。

この記事では、事務職の種類別に求められるスキルや説得力のある志望動機を作るポイント、経験者・未経験者それぞれに合わせた例文を紹介します。事務職への転職を成功させるためにも、ぜひ参考にしてください。

事務職への志望動機を考えるなら仕事内容の理解が大切！

事務職への志望動機を考える際は、仕事内容を具体的に理解することが大切です。事務職といっても、業務内容は企業や配属される部署によって大きく異なります。

書類作成やデータ入力といった共通業務に加え、営業サポートや、経理、金融など専門的な知識が求められることも少なくありません。仕事内容を深く理解せずに志望動機を作成すると、「どの会社でも良いのでは？」という印象を与える可能性があります。

応募先企業の事務職での具体的な役割や求められているスキルを把握したうえで、自身の経験や強みと結びつけて語ることが、転職を成功させるために重要です。

事務職の種類と求められるスキル

事務職にはさまざまな種類があり、それぞれ異なるスキルが求められます。ここでは、事務職の種類別に具体的な業務内容と必要なスキルを紹介します。

• 一般事務
• 営業事務
• 経理事務
• 医療事務
• 金融事務（銀行）
• 貿易事務

一般事務

一般事務は、主にオフィス内の基本的な事務処理を行います。社内の業務が円滑に進むように、サポートするのが役割です。

▼主な業務内容の例

• 書類の整理や管理
• データ入力
• 郵便物の確認や仕分け
• 電話対応
• 受付・来客対応
• 郵便物の発送・仕分け
• 備品の管理 伝票発行　など

基本的なパソコン操作はもちろん、各部署の社員と円滑に連携できるコミュニケーション能力や細やかな気配りなどが求められます。業種にもよりますが、高い専門性を必要としない業務が多いことから、未経験からチャレンジしやすい職種といえるでしょう。

営業事務

営業事務は、営業担当者が業務に専念できるよう社内での事務処理を行う仕事です。

▼主な業務内容の例

• 見積書や請求書、契約書などの書類作成
• 受発注の管理
• 納期管理
• 売上に関する伝票処理
• 電話対応や受付などの顧客対応
• 顧客データ入力
• 営業資料の作成　など

営業事務は、社外の取引先や顧客と関わることが多いため、特にコミュニケーション能力やビジネスマナーが求められます。営業職や顧客に合わせた臨機応変な対応、スケジュール管理能力なども必要です。

専門資格は必要ないため、未経験からでも就きやすい事務職といえます。

経理事務

経理事務は、主に企業のお金に関する業務を専門に扱う仕事です。

▼主な業務内容の例

• 伝票処理
• 入出金の管理
• 備品費や交通費、人件費などの経費精算
• 請求書の発行・管理
• 給与計算
• 税金の支払いや手続き　など

経理事務では、帳簿や伝票発行、決算処理などで専門的な用語が使われます。会社の経営状態を左右する重要な情報を取り扱うため、高い倫理観と責任感も不可欠です。

簿記の基本的な知識（日商簿記2級以上の資格など）があると、採用時に有利に働くでしょう。

医療事務

医療事務は、病院やクリニックでの受付や会計業務、診療報酬請求業務などを行います。患者さんと医療機関の間に入って、直接コミュニケーションや処理を行うことが多い事務です。

▼主な業務内容の例

• 窓口や電話での受付業務
• 診察の予約管理
• データ入力
• 医療費の計算や領収書発行など会計業務
• レセプト請求業務
• 患者のカルテの管理
• 保険証の確認　など

医療関連の専門用語や診療報酬制度に関する知識が必須で、正確な事務処理能力も求められます。患者さんと最初に接する「病院の顔」であるため、接遇スキルも必要です。

必須資格はないため未経験から目指せますが、「医療事務技能審査試験」のような資格があればアピールになるでしょう。

金融事務（銀行）

金融事務は、銀行、証券会社、保険会社などの金融機関で、専門的な事務処理を行う仕事です。勤務する金融機関によって仕事内容は大きく異なりますが、銀行事務の場合の仕事は以下のとおりです。

▼主な業務内容の例

・窓口業務（テラー）

• 預金の入出金、振込、振替の手続き
• 税金、公共料金の収納代行
• 普通預金口座の開設、解約手続き
• キャッシュカードや通帳の再発行手続き
• 住所変更、氏名変更などの諸届の受付
• 投資信託や保険などの金融商品の案内　など

・後方事務（バックオフィス）

• 窓口で受け付けた伝票や書類のチェック、端末への入力
• 為替や手形、小切手の処理
• 住宅ローンなど各種ローンの申込受付、書類作成補助
• 企業向けの融資に関する事務処理
• 各種書類のファイリング、管理
• 他支店や顧客からの電話応対　など

金融商品を扱うため法律や制度に関する専門知識が必要です。また、1円のミスも許されないため、正確性が求められます。

また、お客様の大切な資産を扱うため、高いコンプライアンス意識と責任感、丁寧な顧客対応能力が不可欠です。

貿易事務

貿易事務は、海外の企業と商品を輸出入する際に必要な事務手続きを専門に行う職種です。

▼主な業務内容の例

• 輸出入に関する書類の作成
• 通関書類作成
• 通関手続き
• 輸送手段の手配
• 関税・消費税の納付
• 輸送状況の確認
• 支払い業務　など

国外の取引先とメールや電話でやり取りする機会が多いため、語学力が必須です。また、貿易に関する専門用語や法律、国際情勢に関する知識も求められます。

国際的な物流を支える仕事であり、グローバルに活躍したい方に向いているでしょう。

【関連記事：海外を飛び回る仕事がしたい。海外出張や海外転勤が多い仕事とは】

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事務職を目指すときにアピールになるスキル・資格

事務職への転職では、即戦力となるスキルや学習意欲を示せる資格が大きなアピールになります。事務職で活かせる経験と資格一覧は以下のとおりです。

▼事務職で活かせる経験

• 受発注業務
• 請求書の作成
• 報告書作成
• 業務マニュアル・販促物の作成
• データ分析
• 接客
• 契約書の作成・管理
• 在庫・納品・品質管理
• 電話応対・カスタマーサービス

▼事務職で活かせる資格

• MOSなどのパソコン関連資格
• ITパスポート 秘書検定
• 文書情報管理士
• 日商簿記検定（特に2級以上）
• TOEIC 実用英語技能検定（英検）
• 社会保険労務士（社労士）
• 貿易実務検定
• 医療事務技能審査試験

志望動機では、これらのスキルや資格をこれまでの具体的な経験と結びつけて語ることで、市場価値の高い人材としてアピールできるでしょう。

事務職への志望動機に盛り込むべき内容

説得力のある志望動機を作成するために、盛り込むべき内容は以下のとおりです。

• 事務職を志望する理由
• 応募企業を志望する理由
• 入社後にどのように貢献できるか

それぞれ詳しく解説します。

事務職を志望する理由

志望動機に説得力を持たせるために、「数ある職種のなかで事務職を選んだ理由」を明確に伝えましょう。これまでの経験を踏まえて、自分の強みや特性のなかで事務職に活かせることを具体的に述べるのがおすすめです。

たとえば、「データ入力の正確性とスピードには自信があり、この強みを活かして組織の基盤を支えたい」など自身の強みと事務職の特性を結びつけると、即戦力になれることを効果的に伝えられます。

応募企業を志望する理由

また、「なぜ他の企業ではなく、その企業で事務職として働きたいのか」を説明することも欠かせません。ありきたりな内容だと「ほかの会社でも良いのでは？」と思われやすく、熱意が伝わりづらいです。

企業のWebサイトや求人情報を読み込み、その企業の事業内容、経営理念、社風、そして募集されている事務職の役割などを深く理解しましょう。

そのうえで、「貴社の〇〇という事業に社会的な意義を感じ、その一員としてサポートしたい」のように、その企業ならではの魅力と自分との接点を見つけてアピールすることが重要です。

入社後にどのように貢献できるか

入社後に「貢献できること・したいこと」を含めることも重要です。自分が入社することでどのように貢献できるのかを志望動機で伝えることで、前向きな姿勢や意欲を示せます。

たとえば、業務の生産性を高めた事例や、メンバーとのコミュニケーションを促進した実績など具体的な成果を伝えて、業務に貢献できることをアピールしましょう。

「未経験の事務職でどんな志望動機を語れば良いかわからない…」という方は、以下の記事が参考になるはずなので、あわせてご確認ください。

【関連記事：異業種転職の志望動機を考えるには？例文や評価ポイントを解説】

ライバルと差をつける志望動機のポイント3つ

多くの応募者のなかから「この人に会ってみたい」と思わせるためには、独自のアピールポイントを語ることが重要です。ここでは、ライバルと差をつける志望動機のポイント3つを紹介します。

1. 客観的な評価を盛り込む
2. 長期的なビジョンを伝える
3. マイナスな印象を与える志望動機は伝えない

1. 客観的な評価を盛り込む

志望動機で自身のスキルや実績をアピールする際は、具体的な数字やエピソードといった客観的な評価を盛り込みましょう。

たとえば「PCスキルに自信があります」と伝えるよりも、「ExcelのVLOOKUP関数やピボットテーブルを活用し、データ集計時間を3時間削減しました」と説明するほうが、スキルのレベルと貢献度が明確に伝わります。

前職での成果や表彰経験、顧客からの感謝の言葉なども、信頼性を高める客観的な評価になります。

2. 長期的なビジョンを伝える

多くの企業では採用時に「応募者が長く働いてくれそうか」を重視している傾向にあります。しかし、ただ「長く活躍したいです」と伝えるだけでは不十分です。

なぜその企業で長く働きたいのか、そして将来的にどのようなキャリアを築いていきたいのかという長期的なビジョンを伝えましょう。

「貴社で一般事務としての経験を積んだあと、将来的には専門知識を身につけて経理事務にも挑戦し、バックオフィスで貢献し続けたいです」といった具体的なキャリアプランを示すことで、学習意欲の高さと将来性をアピールできます。

3. マイナスな印象を与える志望動機は伝えない

志望動機の内容によっては、かえってマイナスな印象を与えてしまう可能性もあります。たとえば「残業が少なく働きやすそうだから」といった理由は、自己中心的な印象を与え、仕事への意欲が低いと捉えられかねません。

たとえ本音であったとしても、志望動機では仕事内容や企業への魅力に焦点を当て、ポジティブな言葉で働く意欲を伝えることが重要です。

【関連記事：転職理由と志望動機の違いとは？一貫性を持たせる方法や例文を紹介！】

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【経験者・未経験者】事務職の志望動機の例文

ここからは、具体的な職種ごとに経験者と未経験者別の志望動機の例文を紹介します。例文を参考に、自身の言葉でオリジナルな志望動機を作成してみてください。

一般事務

一般事務は、幅広い業務に対応する柔軟性や正確性が求められやすいです。経験者は、前職でどのような業務を担当し、どんなスキルを活かして業務改善や効率化に貢献したのか、具体的なエピソードを伝えましょう。

未経験者は、コミュニケーション力やPCスキルなど、事務職で活かせるポータブルスキルを具体的に示し、なぜ事務職に挑戦したいのかという理由を伝えることが重要です。

経験者の場合

未経験者の場合

営業事務

営業事務は、営業担当者や顧客との円滑な連携が重要です。経験者は、受発注管理や納期調整、資料作成など、これまで営業担当者をサポートしてきた具体的な経験を述べましょう。

未経験者は営業や接客のように、人と関わった経験があれば大きなアピールになります。コミュニケーション能力やPCスキル、サポート精神などを伝え、なぜ営業事務として貢献したいのかを明確に伝えることが大切です。

経験者の場合

未経験者の場合

経理事務

経理事務の仕事では、専門性と正確性、責任感が求められやすいです。経験者は、伝票処理や月次・年次決算など担当してきた業務を明確に伝えましょう。使用していた会計ソフト名や、業務改善の実績を盛り込むと、即戦力として評価されやすいです。

未経験者は、経理事務を目指す理由や熱意を伝えることが重要です。日商簿記などの資格を取得したことを伝えると、意欲の高さをアピールできます。数字を扱うことへの適性を伝えるのも効果的です。

経験者の場合

未経験者の場合

医療事務

医療事務は、専門知識やホスピタリティ精神が求められやすいです。経験者は、これまで経験した医療機関の種類や診療科、担当していた業務を具体的に伝えましょう。

未経験者は、「なぜ医療業界で働きたいのか」という動機を明確にすることが大切です。接客経験などで培ったコミュニケーション能力や、PCスキルがあれば大きなアピール材料になります。医療事務関連の資格取得を目指している場合は、その学習意欲を積極的に伝えましょう。

経験者の場合

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